Progettiamo insieme a voi l'evento perfetto, trasformando le vostre idee in esperienze uniche e su misura.
Partendo dall'analisi del budget, vi proponiamo le location ideali e, su richiesta, vi accompagniamo nelle site inspection per aiutarvi a scegliere il contesto più adatto alle vostre esigenze. Ci occupiamo dell'organizzazione completa: attività, food & beverage, allestimento delle sale, e ogni altro dettaglio che renda l’evento indimenticabile.
Forniamo report costanti sull'andamento e una gestione accurata dei costi, per garantire il miglior vantaggio economico. Offriamo un supporto logistico completo per arrivi e spostamenti e, se desiderato, mettiamo a disposizione un nostro operatore dedicato, che vi seguirà dalla pianificazione fino alla gestione on-site. Al termine, organizziamo un briefing post-evento per il consuntivo dei costi e la raccolta dei feedback.
I viaggi incentive sono occasioni uniche per premiare il team e rafforzare la motivazione. Creiamo esperienze su misura che ispirano, selezionando mete e attività che riflettano i vostri valori e obiettivi. Dalle escursioni avventurose alle destinazioni di relax, ogni viaggio è progettato per lasciare un ricordo indelebile e stimolare la crescita del team.
Analizziamo il budget, selezioniamo location ideali e vi accompagniamo nelle site inspection per un evento studiato su misura.
Gestiamo attività, food & beverage e allestimenti per garantire un’esperienza indimenticabile e senza stress.
Forniamo report costanti e un supporto logistico completo per ottimizzare ogni aspetto dell’evento.
Un nostro operatore dedicato vi segue in ogni fase, dalla pianificazione alla gestione diretta sul campo.
Nel febbraio 2024, la responsabile del dipartimento Finance di Castello Italia, cliente per cui già seguivamo la parte di business travel, ci ha contattato per supportarla nell'organizzazione dell'annuale Finance Meeting della multinazionale di cui fanno parte. L'evento, previsto per Giugno 2024, avrebbe avuto luogo in Italia e richiedeva una pianificazione attenta e meticolosa.
Il primo passo è stato definire il budget, il tema dell'evento e la location. Il cliente ci ha chiesto di trovare una struttura immersa nella natura, con ampi spazi all'aperto per attività di team building, 4 sale meeting e 50 camere.
Dopo una ricerca approfondita che ha coinvolto oltre 40 strutture della Lombardia orientale, abbiamo selezionato due location idonee. Abbiamo organizzato una site inspection a cui hanno partecipato Stefania, il nostro referente principale per l'evento, e due responsabili dell'azienda. L’obiettivo era visionare gli spazi esterni, le sale meeting, le opzioni per la disposizione dei tavoli di lavoro, il catering, le camere e la proposta gastronomica.
Dopo attenta valutazione, abbiamo scelto il Gard Hotel San Vigilio Golf, un esclusivo golf club situato nei pressi del Lago di Garda, che soddisfaceva appieno le esigenze del cliente.
Successivamente, è stata definita la timeline dell'evento, che ha alternato momenti di lavoro a sessioni di team building (degustazioni, golf, tennis) e momenti di relax in Spa.
Stefania ha coordinato tutti gli aspetti operativi, assicurandosi che le richieste del cliente fossero soddisfatte in termini di attrezzature, layout delle sale, definizione dei menù (compreso l'adattamento a diete particolari), e organizzazione di tutte le attività collaterali.
Una delle fasi cruciali è stata il coordinamento della logistica per i partecipanti internazionali, ottimizzando gli arrivi e le partenze di tutti gli ospiti, garantendo fluidità e puntualità nei trasferimenti.
Grazie alla nostra esperienza nel gestire eventi con partecipanti da più Paesi, siamo riusciti a risolvere ogni imprevisto in tempo reale.
Durante l'evento, abbiamo gestito il coordinamento da remoto, supervisionando ogni dettaglio e fornendo assistenza in tempo reale per qualsiasi necessità.
Dopo il termine dell'evento, abbiamo curato con attenzione la fase di rendicontazione delle spese e analizzato l’andamento complessivo dell’evento, chiudendo ogni fase senza lasciare nulla al caso.
Questo approccio post-evento, che include la verifica delle spese accessorie on-site, è spesso trascurato, ma per noi è fondamentale per garantire un servizio impeccabile.
Il valore aggiunto che abbiamo offerto al cliente è stato avere un’unica referente, Stefania, in grado di gestire ogni fase dell'evento, dalla pianificazione alla realizzazione, compresa la logistica e la risoluzione di eventuali imprevisti (ritardi di voli, cambiamenti last-minute, ecc.). Questo ha permesso di affrontare con serenità le sfide quotidiane che ogni evento può presentare, offrendo una soluzione rapida ed efficiente.
La fase di rendicontazione post-evento, spesso trascurata, è stata gestita con la massima attenzione, garantendo che il cliente non dovesse preoccuparsi di dettagli burocratici o contabili, ma potesse concentrarsi sul successo complessivo dell'evento.
La gestione di eventi aziendali richiede un approccio olistico che sappia integrare le esigenze logistiche, operative e comunicative, e noi siamo felici di aver soddisfatto pienamente le aspettative del cliente.
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L'evento è stato un successo, grazie alla cura dei dettagli e alla flessibilità dimostrata nel gestire tutte le fasi, anche quelle più complesse.
Siamo Stefania e Rebecca, fondatrici di Feel It Travel, un’agenzia che nasce dalla nostra passione per i viaggi e dall’esperienza decennale nel settore. Proveniamo da background diversi, ma insieme offriamo un mix perfetto di avventura, relax, cultura ed eleganza.
Ogni viaggio che organizziamo è completamente personalizzato, curato nei minimi dettagli, affinché possiate vivere esperienze autentiche e indimenticabili. Dai viaggi di nozze ai tour di gruppo, fino agli eventi privati, siamo qui per trasformare i vostri sogni di viaggio in realtà, offrendovi assistenza dedicata in ogni fase.
Non esistono limiti: ogni dettaglio è pensato per creare l'esperienza perfetta per te.
Ogni fase del tuo viaggio è gestita con la massima trasparenza, perché ci teniamo alla tua fiducia.
Con la nostra assistenza 24/7, ti garantiamo supporto continuo durante tutto il viaggio.
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